My Blog

Tạo hợp đồng tự động từ file mẫu .docx

Cập nhật: 21/10/2025 15:56

Hướng dẫn chi tiết: Tạo hợp đồng tự động từ file mẫu .docx

1. Giới thiệu tổng quan

Trong quá trình làm việc, việc soạn hợp đồng là bước bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và chuyên nghiệp trong mọi giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là trong lĩnh vực du lịch, thường gặp khó khăn:

  • Mỗi khách hàng, mỗi gói dịch vụ lại có điều khoản khác nhau.

  • Mỗi nhân viên lại sử dụng một mẫu hợp đồng khác nhau, không thống nhất.

  • Việc điền thông tin thủ công dễ gây nhầm lẫn, thiếu sót, hoặc lỗi chính tả.

  • Lưu trữ nhiều bản hợp đồng rời rạc, khó tra cứu khi cần.

Chức năng Tạo hợp đồng tự động tại trang /create.php được thiết kế để giải quyết toàn bộ vấn đề đó, giúp bạn:

✅ Tải lên và lưu trữ mẫu hợp đồng (.docx) tùy chỉnh.
✅ Tự động quét toàn bộ các trường cần điền (placeholder) trong file.
✅ Hiển thị giao diện nhập liệu thân thiện, chỉ hiện những mục có trong mẫu hợp đồng.
✅ Tự động tạo file Word hoàn chỉnh, đúng định dạng, chỉ với 1 click.

Đây là bước tiến giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hợp đồng, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro sai sót — đặc biệt hữu ích cho các công ty du lịch, nhà nghỉ, hay đại lý bán tour có nhiều mẫu hợp đồng khác nhau cho từng loại dịch vụ.

 

2. Quy trình hoạt động

Chức năng “Tạo hợp đồng” bao gồm 3 giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Tải lên mẫu hợp đồng .docx

Bạn có thể kéo-thả hoặc chọn file thủ công để tải lên file mẫu hợp đồng (.docx).
Giao diện được thiết kế hiện đại, rõ ràng:

  • Hỗ trợ kéo thả trực tiếp vào vùng upload.

  • Hiển thị tên file và dung lượng ngay sau khi chọn.

  • Tự động kiểm tra:

    • Chỉ nhận file có đuôi .docx.

    • Giới hạn dung lượng ≤ 15MB.

  • Nếu hợp lệ, nút “Tải lên” sẽ bật sáng, cho phép bạn lưu file lên hệ thống.

📂 File sau khi tải lên sẽ được lưu vào thư mục /contracts/templates, có thể sử dụng lại cho các lần sau mà không cần tải lại.

💡 Ví dụ:
Bạn có các mẫu hợp đồng sau:

  • hop_dong_dich_vu.docx

  • hop_dong_thue_xe.docx

  • hop_dong_hop_tac_ncc.docx

Sau khi tải lên, hệ thống sẽ tự động thêm chúng vào danh sách lựa chọn.

 

Giai đoạn 2: Quét và hiển thị placeholder

Sau khi file được tải lên, hệ thống sử dụng ZipArchive để mở và đọc toàn bộ nội dung bên trong file Word (bao gồm cả document.xml, header, footer…).
Sau đó, chương trình sẽ:

  • Ghép nối các đoạn văn tách rời để đảm bảo placeholder không bị vỡ.

  • Loại bỏ toàn bộ thẻ XML nội bộ.

  • Tìm tất cả các đoạn văn có dạng ${KEY}.

  • Liệt kê chúng ra danh sách ở mục “Placeholder tìm thấy”.

💬 Ví dụ: Nếu file có các trường như ${CONG_TY}, ${KHACH_HANG}, ${SO_HOP_DONG}, hệ thống sẽ hiển thị danh sách tương ứng để bạn nhập dữ liệu.

Điều này cực kỳ tiện lợi, vì mỗi mẫu hợp đồng có thể chứa các trường khác nhau — ví dụ hợp đồng thuê xe có ${LOAI_XE}, hợp đồng cung cấp tour có ${TEN_TOUR}, ${NGAY_KHOI_HANH} — và bạn không cần tự nhớ hay tra cứu từng mục thủ công.

 

Giai đoạn 3: Nhập thông tin và tạo hợp đồng

Sau khi chọn file mẫu, giao diện sẽ tự động:

  • Ẩn các trường không có trong file.

  • Hiển thị chính xác các trường cần điền.

  • Phân biệt giữa các trường chung (ví dụ: tên công ty, khách hàng, số hợp đồng, ngày ký, số tiền) và trường riêng (tùy mẫu).

Các trường được phân loại như sau:

Nhóm

Ví dụ Placeholder

Mô tả

Chung

${CONG_TY}, ${KHACH_HANG}, ${SO_HOP_DONG}, ${NGAY_HOP_DONG}

Áp dụng hầu hết các mẫu hợp đồng.

Riêng

${TEN_TOUR}, ${LOAI_XE}, ${NGAY_KHOI_HANH}

Chỉ có trong từng mẫu cụ thể.

Khi nhập xong toàn bộ thông tin, bạn chỉ cần bấm “Xuất hợp đồng”, hệ thống sẽ:

  • Tạo bản sao file Word gốc.

  • Thay thế toàn bộ placeholder bằng dữ liệu bạn nhập.

  • Trả về file .docx hoàn chỉnh để tải xuống.

 

3. Các điểm nổi bật

3.1. Giao diện thân thiện, hiện đại

Khu vực tải file mới có thiết kế kéo-thả, hiển thị icon trực quan và tự động đổi màu khi có file hợp lệ.
Nút “Tải lên” chỉ khả dụng khi file hợp lệ giúp tránh nhầm lẫn, lỗi file.

3.2. Linh hoạt với nhiều mẫu hợp đồng

Không giới hạn số lượng file mẫu — bạn có thể tạo riêng cho từng phòng ban hoặc dịch vụ.
Ví dụ:

  • hop_dong_khach_doan.docx – cho tour đoàn lớn.

  • hop_dong_le_tet.docx – cho tour mùa lễ hội.

  • hop_dong_thue_xe.docx – cho dịch vụ cho thuê xe.

3.3. Tự động nhận diện trường nhập liệu

Khi chọn file khác, hệ thống tự động nhận diện placeholder và hiển thị lại form tương ứng mà không cần tải lại trang.
Cách này giúp bạn tạo hàng loạt hợp đồng chỉ trong vài phút.

3.4. Bảo mật và an toàn

Mỗi yêu cầu upload và tạo hợp đồng đều có CSRF Token để tránh tấn công giả mạo.
Chỉ admin và nhân viên (staff) mới có quyền truy cập trang này.

3.5. Không ghi đè file

Nếu bạn tải lên file trùng tên, hệ thống sẽ tự động thêm thời gian vào cuối tên, ví dụ:
hop_dong_dich_vu_20251020_153045.docx
=> đảm bảo không bao giờ mất file cũ.

 

4. Cách sử dụng chi tiết từng bước

Bước 1: Truy cập

Đăng nhập vào hệ thống quản trị → chọn menu “Tạo hợp đồng”.

Bước 2: Tải mẫu hợp đồng

Kéo file .docx từ máy tính vào vùng “Kéo & thả file .docx vào đây” hoặc bấm “Chọn file”.

Bước 3: Kiểm tra file hợp lệ

Nếu file hợp lệ, hệ thống báo:

✅ “File hợp lệ. Bấm Tải lên để lưu.”

Nếu không hợp lệ, hệ thống báo lỗi rõ ràng:

❌ “Vui lòng chọn file .docx”
❌ “File quá lớn (tối đa 15MB).”

Bước 4: Chọn mẫu hợp đồng

Sau khi tải thành công, chọn file trong danh sách thả xuống “Chọn file mẫu hợp đồng”.

Bước 5: Nhập thông tin

Điền các trường hiển thị theo mẫu — bạn sẽ thấy các ô tương ứng với placeholder.

Ví dụ:

  • Tên công ty (bên A): Công ty Du lịch Leyen Travel

  • Khách hàng (bên B): Nguyễn Văn A

  • Số hợp đồng: LT-2025-045

  • Số tiền: 12,000,000

  • Nội dung tóm tắt: Cung cấp tour Hà Giang 3 ngày 2 đêm.

Nếu file mẫu có thêm placeholder riêng như ${TEN_TOUR}, ${SO_NGUOI}, hệ thống sẽ tự động hiển thị ô tương ứng.

Bước 6: Xuất hợp đồng

Bấm “Xuất hợp đồng”, hệ thống sẽ xử lý trong vài giây và tự động tải file .docx đã hoàn chỉnh về máy.

 

5. Lưu ý & Mẹo hay

  • Nếu placeholder trong file Word bị chia nhỏ thành nhiều đoạn (ví dụ ${CON + G_TY}), hãy xóa cách ngắt đoạn trong Word và gõ lại liền mạch ${CONG_TY}.

  • Bạn có thể tạo các placeholder mới bằng cách chèn thủ công ${TEN_FIELD} ở bất kỳ đâu trong file Word.

  • Khi nhập số tiền, nên điền cả số và chữ để đảm bảo rõ ràng (ví dụ: 12000000 & “Mười hai triệu đồng”).

  • Nếu muốn thêm định dạng PDF, chỉ cần chỉnh trong phần /generate.php.

  • Bạn có thể chia sẻ mẫu hợp đồng giữa các nhân viên — hệ thống sẽ nhận diện và quét placeholder giống nhau cho tất cả.

 

6. Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp

  1. Tiết kiệm thời gian:
    Tạo một hợp đồng chỉ trong vài phút thay vì 30–60 phút như trước.

  2. Đồng nhất thương hiệu:
    Tất cả hợp đồng sử dụng cùng một mẫu chuẩn, đảm bảo logo, thông tin công ty, bố cục thống nhất.

  3. Giảm lỗi nhập liệu:
    Không còn nhầm tên, sai số hợp đồng hay quên điều khoản.

  4. Tăng tính chuyên nghiệp:
    File hợp đồng tự động, trình bày chuẩn, dễ dàng gửi khách hoặc in trực tiếp.

  5. Tự động mở rộng:
    Có thể tạo thêm nhiều mẫu mới mà không cần can thiệp code — chỉ cần upload file mới là xong.

 

7. Kết luận

Tính năng Tạo hợp đồng tự động từ mẫu .docx là công cụ nhỏ nhưng mang lại giá trị lớn.
Nó giúp bạn biến công việc giấy tờ phức tạp thành quy trình chỉ còn 3 bước: tải mẫu – điền thông tin – xuất hợp đồng.

Với giao diện hiện đại, logic xử lý thông minh và khả năng tự động nhận diện placeholder, đây không chỉ là một tính năng, mà là một bước tiến trong số hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp.