QUẢN LÝ CỘNG TÁC VIÊN

QUẢN LÝ CỘNG TÁC VIÊN & KHAI BÁO TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG

 

Xin chào các bạn,
Trong video này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách quản lý cộng tác viên (CTV) trong phần mềm Du Lịch Manager, bao gồm cách thêm mới, chỉnh sửa và khai báo thông tin tài khoản ngân hàng – để sau này khi thanh toán hoa hồng, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và tránh nhầm lẫn.

 

GIAO DIỆN QUẢN LÝ CỘNG TÁC VIÊN

Đầu tiên, các bạn chọn mục “Cộng tác viên” ở thanh menu bên trái.
Ở đây sẽ hiển thị danh sách toàn bộ CTV mà bạn đang quản lý, bao gồm: mã, tên, số điện thoại, email, doanh thu trong tháng, và trạng thái thanh toán.

Phía trên cùng có hai ô tổng hợp nhanh:

• Tổng số cộng tác viên hoạt động trong tháng.
  
  

• Tổng doanh thu từ các cộng tác viên.
  
  

Ví dụ ở đây, hệ thống đang có 10 CTV, tổng doanh thu là 398 triệu đồng trong tháng này.

 

THÊM MỚI CỘNG TÁC VIÊN

Để thêm mới một CTV, bạn nhấn vào nút “+ Thêm cộng tác viên”.
Một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra — tại đây bạn chỉ cần nhập:

• Tên cộng tác viên
  
  

• Số điện thoại
  
  

• Và nếu có thì thêm email hoặc link Facebook của họ
  
  

Sau đó nhấn “Lưu lại”.
Ngay lập tức, CTV mới sẽ được thêm vào danh sách.

 

CHỈNH SỬA, TẠO PHIẾU CHI, XEM ĐƠN HÀNG CỦA CTV

Bên cạnh mỗi CTV, bạn sẽ thấy dấu ba chấm (...) — đây là menu thao tác nhanh.
Khi nhấn vào, bạn có thể:

• Xem đơn hàng mà CTV đó đã bán trong tháng
  
  

• Tạo phiếu chi nếu bạn muốn thanh toán hoa hồng cho họ
  
  

• Xem danh sách phiếu chi trước đây
  
  

• Chỉnh sửa thông tin
  
  

• Hoặc xóa CTV nếu cần.
  
  

Tất cả đều nằm trong một giao diện, rất tiện để quản lý.

 

KHAI BÁO TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG CHO CTV

Đây là phần rất quan trọng, bạn cần làm đúng ngay từ đầu.
Sau khi đã tạo CTV, bạn kéo xuống menu bên trái và chọn “Tài khoản ngân hàng (CTV)”.

Ở đây, bạn có thể khai báo tài khoản nhận tiền của từng cộng tác viên.
Mỗi dòng sẽ lưu thông tin:

• Tên CTV
  
  

• Mã ngân hàng (VD: VCB)
  
  

• Tên ngân hàng đầy đủ
  
  

• Số tài khoản
  
  

• Chủ tài khoản
  
  

• Và chi nhánh ngân hàng
  
  

Sau khi nhập xong, bạn nhấn “Lưu”.
Bạn cũng có thể đặt làm tài khoản mặc định để khi xuất đơn thanh toán hoa hồng, hệ thống tự động chọn đúng tài khoản của người đó.

⚠️ Lưu ý quan trọng:
Việc khai báo thông tin ngân hàng rất cần thiết để tránh sai sót khi chuyển khoản hoa hồng.
Nếu CTV chưa có thông tin này, khi bạn tạo đơn thanh toán, hệ thống sẽ không biết chuyển cho ai, rất dễ nhầm lẫn giữa các cộng tác viên trùng tên hoặc cùng khu vực.
Vì vậy, bạn nên nhập chính xác ngay sau khi tạo CTV.

TẠO VÀ QUẢN LÝ PHIẾU CHI HOA HỒNG CỘNG TÁC VIÊN

 

TRUY CẬP MỤC PHIẾU CHI CTV

Đầu tiên, từ menu bên trái, bạn chọn mục “Cộng tác viên”, sau đó bấm vào dấu ba chấm (…) ở CTV mà bạn muốn thanh toán.
Tại đây, chọn “Tạo phiếu chi”.
Ngay lập tức, phần mềm sẽ mở ra cửa sổ “Thêm phiếu chi CTV” như trên màn hình.

 

NHẬP THÔNG TIN PHIẾU CHI

Ở cửa sổ này, bạn sẽ điền các thông tin cụ thể:

• CTV: chọn tên cộng tác viên cần chi hoa hồng.
  
  

• Ngày phiếu: là ngày bạn thực hiện thanh toán.
  
  

• Số tiền: nhập số tiền hoa hồng cần chuyển.
  
  

• Tài khoản CTV: chọn tài khoản ngân hàng đã được khai báo trước đó.
  
  
  💡 Nếu bạn chưa khai báo tài khoản, hãy quay lại video trước để xem hướng dẫn chi tiết – vì phần mềm chỉ hiển thị những tài khoản đã được lưu sẵn.
  
  
  

• Ghi chú: phần này bạn có thể ghi nội dung thanh toán, ví dụ “Hoa hồng tháng 10”, hoặc “Thanh toán tour Hà Giang 3N2Đ”.
  
  

Sau khi hoàn tất, bấm “Lưu” để tạo phiếu chi.

 

DANH SÁCH PHIẾU CHI VÀ THEO DÕI LỊCH SỬ THANH TOÁN

Sau khi lưu, hệ thống sẽ tự động đưa bạn về giao diện “Phiếu chi CTV”.
Tại đây, bạn có thể:

• Xem lại toàn bộ danh sách phiếu chi đã thực hiện.
  
  

• Lọc theo tên cộng tác viên, theo ngày hoặc theo ghi chú.
  
  

• Dễ dàng biết tổng số tiền đã chi trong tháng, giúp bạn quản lý chi phí hoa hồng rõ ràng và minh bạch.
  
  

Ngoài ra, khi bạn vào lại phần Cộng tác viên, cột “Đã chi (tháng)” cũng sẽ tự động cập nhật theo số tiền bạn vừa thanh toán.

 

MẸO THỰC CHIẾN KHI QUẢN LÝ HOA HỒNG

Để đảm bảo hệ thống hoạt động chính xác, có vài lưu ý nhỏ:

1. Luôn khai báo tài khoản ngân hàng cho từng CTV ngay từ đầu, tránh nhập nhầm khi chi hoa hồng.
   
   

2. Ghi rõ nội dung phiếu chi, đặc biệt nếu một CTV có nhiều đơn hàng trong cùng tháng.
   
   

3. Bạn có thể xuất danh sách phiếu chi hoặc chụp màn hình để đối soát cùng kế toán sau này.

Vậy là bạn đã biết cách quản lý cộng tác viên , tạo và quản lý phiếu chi hoa hồng cho cộng tác viên và khai báo tài khoản ngân hàng trong Du Lịch Manager.
Trong video tiếp theo, mình sẽ hướng dẫn bạn tạo và quản lý phiếu chi hoa hồng – cách phần mềm tự động tính toán doanh thu và hoa hồng cho từng cộng tác viên.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi, hẹn gặp lại ở video sau nhé!