My Blog

KHO LƯU TRỮ NỘI BỘ

Cập nhật: 21/10/2025 15:52

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG – KHO LƯU TRỮ NỘI BỘ

1. Giới thiệu chung

Chức năng Kho lưu trữ nội bộ giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các loại tài liệu quan trọng như:

  • Hợp đồng đại lý, hợp đồng thuê HDV

  • Báo giá, lệnh điều tour, BBNT và TLHD

  • Mẫu biểu, form nội bộ, và các tài liệu hành chính khác

Tất cả tài liệu được sắp xếp gọn gàng, có thể tìm kiếm, chỉnh sửa và tải xuống dễ dàng.
Mục tiêu là thay thế việc lưu trữ thủ công (Google Drive, Zalo, Excel rời rạc) bằng một hệ thống tập trung, an toàn và tiện dụng.

 

2. Giao diện chính

Khi mở mục Kho lưu trữ nội bộ trong menu bên trái, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các file đã tải lên, hiển thị theo các cột:

Cột

Mô tả

Tiêu đề

Tên hiển thị của tài liệu

Loại

Phân loại tài liệu (Hợp đồng, Báo giá, Hồ sơ, v.v.)

Tên file

Tên thật của file đã tải lên

Kích thước

Dung lượng file

Tải lên

Ngày giờ người dùng upload tài liệu

Thao tác

Gồm các nút: Tải xuống, Sửa thông tin, Xoá

 

3. Tải file lên kho lưu trữ

Để thêm tài liệu mới vào hệ thống:

  1. Nhấn nút “+ Tải lên” ở góc phải màn hình.

  2. Trong cửa sổ hiện ra, nhập đầy đủ thông tin:

    • Tiêu đề: Tên mô tả của file (ví dụ: Hợp đồng thuê xe tháng 10).

    • Phân loại: Chọn loại tài liệu (Hợp đồng / Báo giá / Hồ sơ...).

    • File: Nhấn Choose File để chọn tài liệu từ máy tính.

    • Ghi chú (nếu cần): Thêm mô tả chi tiết hoặc nội dung liên quan.

  3. Bấm Lưu để hoàn tất.
    → File sẽ hiển thị ngay trên danh sách và được lưu vào hệ thống.

 

4. Tìm kiếm và lọc tài liệu

Ở phần đầu danh sách, bạn có thể dùng thanh tìm kiếm và bộ lọc:

  • Nhập từ khóa (tiêu đề hoặc nội dung ghi chú).

  • Chọn loại tài liệu (Hợp đồng, Báo giá...).

  • Lọc theo thời gian tải lên (từ ngày – đến ngày).
    Sau đó nhấn Lọc để hiển thị kết quả tương ứng.

 

5. Thao tác với tài liệu

Mỗi tài liệu trong danh sách có menu thao tác ở cột bên phải:

  • 🟣 Tải xuống – Lưu file về máy tính.

  • ✏️ Sửa thông tin – Cập nhật lại tiêu đề, ghi chú hoặc loại tài liệu.

  • 🗑️ Xoá – Xóa tài liệu khỏi kho lưu trữ (chỉ admin mới có quyền).

 

6. Lưu ý sử dụng

  • Nên đặt tên tiêu đề rõ ràng, có ngày tháng để dễ tra cứu.

  • Không nên upload file trùng tên hoặc đã có trong hệ thống.

  • Chức năng Kho lưu trữ chỉ dành cho nội bộ công ty, không chia sẻ ra bên ngoài.

  • File được hệ thống sao lưu định kỳ, đảm bảo không mất dữ liệu khi thay đổi nhân sự.

 

✅ Lợi ích khi sử dụng

  • Quản lý toàn bộ tài liệu nội bộ trong một nơi duy nhất.

  • Giảm thất lạc, nhầm lẫn và thời gian tìm file.

  • Tăng tính chuyên nghiệp và bảo mật cho doanh nghiệp du lịch.