My Blog

Hướng dẫn sử dụng Quỹ phòng

Cập nhật: 21/10/2025 15:55

Hướng dẫn sử dụng Quỹ phòng

Dành cho: Nhà cung cấp (chủ/manager homestay, khách sạn).
Công cụ này giúp thiết lập – theo dõi – cập nhật số phòng còn theo ngày cho từng phòng của mỗi nhà cung cấp.
Đại lý/sale thông thường không cần dùng màn hình này (chỉ sử dụng khi hỗ trợ nhà cung cấp nhập dữ liệu ban đầu hoặc khi được ủy quyền).

 

1) Quỹ phòng dùng để làm gì?

  • Đặt mốc năng lực: đầu tháng đặt sẵn số lượng tối đa cho từng phòng.

  • Cập nhật theo thực tế: giảm/tăng số phòng khi có phát sinh (đang sửa chữa, khách trực tiếp giữ chỗ…).

  • Tránh overbooking: thấy ngay ngày hết / còn ít / còn nhiều qua màu sắc của ô.

  • Minh bạch: có thể ghi chú tên/số điện thoại khách đã giữ chỗ ngay bên cạnh từng ngày–từng phòng (nút 📝).

 

2) Giao diện tổng quan

  • Bộ lọc đầu trang

    • Nhà cung cấp (NCC)

    • Từ ngày – Đến ngày (tự do, không bắt buộc theo tháng)

    • Tìm phòng… để lọc nhanh theo tên

    • Danh sách checkbox phòng + nút Chọn tất cả / Bỏ chọn

    • Tuỳ chọn “Chỉ hiện Phòng/Bungalow/Nhà/Lều”

  • Bảng chính

    • Cột = phòng

    • Hàng = ngày

    • Ô số = số phòng còn (0, 1, 2, …)

    • Màu ô:

      • Đỏ nhạt: 0 (hết)

      • Vàng nhạt: 1 (còn 1)

      • Xanh nhạt: ≥2 (còn nhiều)

    • Nút 📝 cạnh mỗi ô để ghi chú khách đã giữ chỗ (nút vàng khi đã có ghi chú)

  • Thanh thao tác nhanh

    • Fill xuống (ghi đè): chép số của 1 ô xuống dưới cùng cột (đè giá trị cũ)

    • Fill xuống (chỉ ô trống): chỉ lấp những ô đang rỗng

    • Fill tới ngày…: chép xuống đến ngày bạn chỉ định

    • Điền số cho khoảng ngày: set nhiều phòng cùng lúc, có chế độ Ghi đè / Chỉ điền ô trống

 

3) Quy trình làm việc khuyến nghị

A. Thiết lập đầu tháng (đặt mốc chuẩn)

  1. Chọn NCC, Từ ngày – Đến ngày (ví dụ từ 01 → 31).

  2. Tick các phòng cần set → bấm Điền số cho khoảng ngày.

  3. Nhập mỗi phòng một con số (năng lực tối đa).

  4. Bật Ghi đè mọi ô trong khoảng → Áp dụng.

Kết quả: cả tháng có mốc chuẩn. Sau đó chỉ cần sửa những ngày thay đổi.

 

B. Cập nhật phát sinh theo ngày

Cách 1 – Sửa từng ô (lưu ngay):
Click ô số tại giao điểm ngày–phòng, nhập số mới → Enter.

Cách 2 – Fill nhanh cho một phòng:

  1. Click ô bắt đầu trong cột phòng đó.

  2. Chọn một trong ba nút:

    • Fill xuống (ghi đè) → áp dụng cho tất cả ngày bên dưới.

    • Fill xuống (chỉ ô trống) → không đè các ô đã có số.

    • Fill tới ngày… → nhập ngày kết thúc (YYYY-MM-DD) rồi áp dụng.

Cách 3 – Ghi chú khách đã giữ chỗ (nút 📝):

  • Bấm 📝 cạnh ô → nhập ghi chú, ví dụ:
    Chị Khánh 0988…, Anh Thành 0987…, Chị Tân 0989…

  • Nút 📝 chuyển màu vàng khi đã có ghi chú; di chuột để xem nhanh.

 

C. Thêm/bớt cột phòng hiển thị

  • Dùng ô Tìm phòng… hoặc tick/untick trong danh sách checkbox.

  • Chọn tất cả / Bỏ chọn để thao tác nhanh.

  • Bấm Xem để áp dụng danh sách phòng đã chọn.

 

4) Mẹo & quy ước

  • Quy ước số:

    • 0 = hết, 1 = còn 1, ≥2 = còn nhiều.

    • Enter hoặc bấm ra ngoài là lưu ngay.

  • Ghi chú thông minh:

  • Ghi họ tên + số điện thoại; có thể xuống dòng theo từng khách:

    Khánh 0988… (2P)

  • Thành 0987… (1P)

  • Tân 0989… (1P)

  •  

  • Tìm phòng nhanh: gõ từ khoá (ví dụ “Family”, “Twin”) trong Tìm phòng….

  • Reset cả tháng về 0: dùng Điền số cho khoảng ngày → nhập 0 cho các phòng → bật Ghi đè.

 

5) Lỗi thường gặp & cách xử lý

  • “Chọn 1 ô trước.” khi Fill xuống
    → Hãy click vào ô số muốn dùng làm gốc, sau đó bấm nút Fill.

  • “Không thể điền hàng loạt.” khi Điền số cho khoảng ngày
    → Kiểm tra: đã nhập ít nhất một số cho một phòng; khoảng ngày hợp lệ; mạng ổn định.

  • Không thấy cột phòng mong muốn
    → Tắt lọc “Chỉ hiện Phòng/Bungalow/Nhà/Lều” (nếu sản phẩm không bắt đầu bằng các từ này), dùng Tìm phòng…, hoặc bấm Chọn tất cả rồi Xem.

 

6) Checklist thao tác nhanh (in ra & dán cạnh máy)

  1. Chọn NCC → Từ ngày & Đến ngày → Xem

  2. Chọn phòng (tìm tên → tick → Xem)

  3. Đặt mốc tháng: Điền số cho khoảng ngày → nhập số từng phòng → Ghi đè → Áp dụng

  4. Cập nhật phát sinh:

    • Sửa ô → Enter (lưu ngay)

    • Hoặc Fill xuống / Fill tới ngày…

    • Ghi chú khách bằng nút 📝

  5. Quan sát màu ô: Đỏ=0, Vàng=1, Xanh=≥2

 

7) Ví dụ minh họa (để quay video)

Cảnh 1 – Giới thiệu (10s):
“Đây là Quỹ phòng dành cho nhà cung cấp để đặt mốc và cập nhật số phòng còn theo ngày. Đại lý/sale chỉ dùng khi hỗ trợ.”

Cảnh 2 – Chọn phạm vi (10s):
Chọn NCC, khoảng ngày → Xem. Chỉ ra “cột là phòng, hàng là ngày”.

Cảnh 3 – Đặt mốc tháng (20s):
Tick vài phòng → Điền số cho khoảng ngày → nhập số → Ghi đè → Áp dụng → bảng đổi màu.

Cảnh 4 – Cập nhật phát sinh (20s):
Sửa một ô (Enter) → Fill xuống / Fill tới ngày… để áp dụng chuỗi ngày.

Cảnh 5 – Ghi chú (10s):
Bấm 📝 → nhập “Chị Khánh…, Anh Thành…, Chị Tân…” → nút vàng → hover xem ghi chú.

Cảnh 6 – Kết (10s):
Nhắc lại màu ô và 2 thao tác chính: Điền số cho khoảng ngày (nhiều phòng) & Fill xuống (một phòng).

 

8) Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q: Số phòng “chuẩn” thay đổi theo mùa?
A: Dùng Điền số cho khoảng ngày cho khoảng ngày tương ứng và bật Ghi đè để cập nhật nhanh.

Q: Muốn chỉ bổ sung vào ô chưa có số?
A: Dùng Fill xuống (chỉ ô trống), hoặc Điền số cho khoảng ngày nhưng không bật Ghi đè.

Q: Lỡ nhập sai nhiều ngày?
A: Mở Điền số cho khoảng ngày, nhập lại số đúng, bật Ghi đè để thay thế toàn bộ.

 

Kết luận

Quỹ phòng là “bảng điều khiển năng lực” dành cho nhà cung cấp:

  • Đặt mốc nhanh,

  • Cập nhật phát sinh gọn,

  • Tránh thiếu phòng nhờ màu sắc trực quan,

  • Và minh bạch nhờ ghi chú ngay từng ngày–từng phòng.